Was lange währte, wird endlich wieder vollständig - Nach rund fünf Jahren steht das Zwischenarchiv des Archivs des Landschaftsverbandes (ALVR) wieder vollständig für die Bewirtschaftung zur Verfügung. Und das ist auch dringend nötig, denn gerade in den letzten anderthalb Jahren mussten die Dienststellen des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR), für die das ALVR zuständig ist, fast alle geplanten Aktenauslagerungen aussetzen. Nicht nur wegen Corona, sondern vor allem auch mangels freier Kapazitäten im Zwischenarchiv.

Im 2004 bezogenen Archivgebäude in Pulheim-Brauweiler war von Beginn an, neben einem so bezeichneten „Endarchiv“, auch die Einrichtung eines Zwischenarchiv geplant, welches ein Fassungsvermögen von rund 90.000 liegenden („Liegeakten“) und stehenden Akten („Stehordner“) besitzt. Ein Zwischenarchiv ist ein Verwahrort innerhalb eines Archivs, in dem Unterlagen aus den Registraturen befristet, d. h. bis zum Ablauf der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen, zwischengelagert werden und bei denen anschließend durch den/die zuständige/n Archivar*in die Archivwürdigkeit geprüft wird. Danach werden die Unterlagen entweder dem „Endarchiv“ zugeführt oder aber kassiert (=vernichtet). Hierdurch werden die Dienststellen hinsichtlich der Überwachung der Fristen sowie der Lagerung entlastet, haben aber jederzeit über das Archivpersonal Zugriff auf ihre Unterlagen.

Der im August 2021 wiederaufgebaute Regalblock (einer von insgesamt zehn) fasst insgesamt zwischen 8.000 und 9.000 Aktenordner, je nach Umfang. Eine der ersten Abgaben, die in diesen Regalblock eingestellt werden sollen, sind zahlreiche Unterlagen der Heilpädagogischen Heime (HPHs). Archivleiter Dr. Wolfgang Schaffer freut sich hierüber ganz besonders, denn die Überlieferung der HPHs erfährt durch diese Abgabe einen enormen und bedeutsamen Zuwachs.

Doch wie war es überhaupt zum Abbau des Regalblocks gekommen?

2016 wurde die Plankammer des Fachbereichs 31 (Umwelt, Baumaßnahmen, Betreiberaufgaben) in Köln aufgelöst. Auf Anfrage erklärte sich das ALVR bereit, einen Regalblock im Zwischenarchiv abbauen zu lassen, um dort die Planschränke mit insgesamt 38.000 Plänen vorübergehend, und zwar für die Dauer von zunächst vier Jahren, unterzubringen. In dieser Zeit sollte die Digitalisierung aller Baupläne, zu denen u. a. Ansichten und Grundrisse seit der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts zählen, abgeschlossen sein und nicht-digitalisierte Baupläne vor Ort von den zuständigen Archivar*innen bewertet werden können. Mit einigen Verzögerungen konnte diese Aktion im März 2021 abgeschlossen werden.

Da der Fachbereich 31 nach Auflösung seiner Plankammer für die leer gewordenen Planschränke keine Verwendung mehr hatte, überließ er diese dem ALVR, welches diese wiederum in Kooperation mit der Archivberatungsstelle kostenlos an kleinere und mittlere Archive in der Region offerierte.

Viele Archive nutzten diese Gelegenheit, um ihre häufig noch gerollten und damit aus konservatorischer Sicht ungünstig gelagerten großformatigen Pläne, Karten und Plakate unterbringen zu können. Bereits Mitte Mai 2021 waren alle Planschränke in Eigenregie durch städtische Bauhofmitarbeiter oder Dienstleister in rheinische Archive gebracht worden, so dass einem Wiederaufbau der Regalblockanlage im Zwischenarchiv des ALVR nichts mehr im Wege stand. Innerhalb weniger Tage konnte die Rollblockanlage zum August 2021 hin durch eine Fachfirma wiederaufgebaut werden.