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Die Archivierung von Fachverfahren ist schon seit fast einem Jahrzehnt ein zentrales Thema in der digitalen Archivierung. Doch gibt es bisher nach wie vor keine allgemeinverbindliche Definition. Im Kern herrscht jedoch Konsens:
„Elektronische Fachverfahren sind technische Informationssysteme (Computerprogramme) auf der Basis von Datenbanken, die im administrativen Umfeld der Erfüllung einer oder mehrerer konkreter Verwaltungsaufgaben dienen. Fachverfahren haben dabei in der Regel nicht die Aufgabe, den prozesshaften Charakter von Verwaltungsverfahren aktenförmig zu dokumentieren. Ihre Aufgabe ist es vielmehr, Informationen so zu speichern, dass sie über Abfragen recherchierbar, untereinander verknüpfbar und zu fallweise spezifizierten Berichten aggregierbar sind.“ (nach: Bewertung elektronischer Fachverfahren. Diskussionspapier des VdA-Arbeitskreises Archivische Bewertung [Stand: 9. Dezember 2014], in: Archivar 1 [2015], S. 90-92, hier S. 90) Ihre Bewertung ist eine komplexe Aufgabe, ihre Übernahme ist es nicht weniger. Für die Übernahme muss eine Schnittstelle entwickelt werden, für die im Vorfeld eine Festlegung der archivierungsrelevanten Daten- bzw. Datensätze erfolgt sein muss. Nur dann kann die Entwicklung der Schnittstelle zielgerichtet erfolgen.
Werden Fachverfahren neu angeschafft und Archivar*innen zu einer Stellungnahme aufgefordert, lohnt es sich, auf die technische Seite zu achten: ist beispielsweise eine Schnittstelle zu einer digitalen Archivierungslösung vorgesehen oder gibt es eine Ausgabeschnittstelle (Export der Daten in ein anderes Datenformat wie .csv).
Ein Beispiel für Fachverfahren sind die elektronischen Personenstandsregister (ePSR).
Nähere Informationen zur Einführung, Bewertung & Aussonderung finden Sie hier:
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