Lesesaal des ALVR
Die Bereitstellung von Archivgut für die Nutzung durch die Wissenschaft, Studierende, Heimatforscher*innen und andere interessierte Bürger*innen, ist das wichtigste Ziel der gesamten archivischen Arbeit und mithin die die Daseinsberechtigung für jedes Archiv. Die Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen für jedermann ist in unserer Demokratie ein hohes Gut, dass für Transparanz und Rechtstaatlichkeit des Handelns öffentlicher Behörden sorgt. Die Bedeutung der Zugänglichkeit von Informationen in Archiven hat in den vergangenen Jahren in Folge der Implementierung von Informationsfreiheitsgesetzen nochmals deutlich zugenommen.
Nur als zugänglicher und sinnvoll nutzbarer „Wissensspeicher“ erfüllt ein Archiv seine doppelte Funktion als Gedächtnis und überprüfbares Gewissen einer Verwaltung. Die Möglichkeit, Verwaltungshandeln durch die Einsichtnahme in Archivgut zu überprüfen, ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Rechtsstaatsprinzips.
Um Nutzung zu ermöglichen sind Archive angehalten Lesesäle einzurichten und geregelte Öffnungszeiten anzubieten, zu denen alle Nutzenden in die (Original-)Unterlagen des Archivs Einsicht nehmen können. Dabei steht die Nutzung in öffentlichen Archiven nach § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes NRW grundsätzlich jeder Person zu:
Jeder hat nach Maßgabe dieses Gesetzes und der hierzu ergangenen Benutzungsordnung das Recht, Archivgut auf Antrag zu nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt wird.
Eingeschränkt wird die Nutzung durch die sogenannten Sperrfristen, insbesondere dann, wenn das Archivgut personenbezogene Daten enthält oder einem besonderen Geheimnis unterliegt. Aber auch hier gibt es für wissenschaftliche Forschungen besondere Möglichkeiten zur Nutzung, z.B. durch einen Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen.
Benutzung findet in Archiven aber nicht nur direkt im Lesesaal statt. Archivmitarbeitende erteilen auf Anfrage auch Auskünfte aus dem Archivgut, und erstellen und versenden Reproduktionen z. B. von Urkunden oder anderen Archivalien. Durch die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation per E-Mail ist das Aufkommen externer Anfragen in den Archiven in den vergangenen Jahrzehnten deutlich angewachsen. Das Archiv tritt zudem auch für die eigene Verwaltung als Informationsdienstleister auf, indem es interne Anfragen, z. B. zu bestimmten Rechtsvorgängen oder Bauangelegenheiten aus dem Archivgut heraus beantwortet oder auch zu Anfragen aus der Verwaltung oder Politik zu historischen Themen Stellung bezieht. Vielfach werden Archive z. B in den Prozess von Straßen(um)benennungen mit einbezogen.
Darüber hinaus dient das Archiv auch als wichtiger Baustein der lokalen Identität. Sammlungsgut zur lokalen Geschichte ergänzt die Verwaltungsbestände und ermöglicht es interessierten Bürger*innen über die Historie ihrer Heimat zu forschen. Lokale Geschichtsvereine können das Archivgut als Grundlage für Publikationen zur Ortsgeschichte nutzen, Schüler*innen können sich im Rahmen von Projekten oder Facharbeiten mit der Entwicklung ihrer Heimat auseinandersetzen.
Nutzungsordnung
Besonderheiten zur Nutzung in Archiven können den Nutzenden gegenüber durch die Einführung einer Nutzungsordnung transparent und bekannt gemacht werden. Insbesondere für nichtöffentliche Archive, in denen sich die Nutzung des Archivgutes und mögliche Sperrfristen nicht aus dem Archivgesetz herleiten lassen, sind solche Nutzungsordnungen sehr zu empfehlen.
Die Kolleg*innen des LWL-Archivamtes und der hessischen Archivberatung bieten auf ihren Internetseiten Muster für solche Nutzungsordnungen an, die selbstverständlich an die örtlichen Gegebenheiten angepasst werden sollten.
