Findbücher
Damit Archivgut von Verwaltungen, Forscherinnen und Forschern oder interessierten Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden kann, muss eine banale Bedingung erfüllt sein: Man muss es mit einem vertretbaren Zeitaufwand finden können. Aus diesem Grund werden Archivalien in Archiven durch Verzeichnung erschlossen und in der logischen Struktur des bestandshaltenden Archivs verortet.
Eine Erschließung muss ausreichend vollständig, verständlich und - unabhängig vom einzelnen Bearbeitenden - in ihren Prinzipien vergleichbar sein, um ihren Zweck zu erfüllen. Schon im 19. Jahrhundert haben sich daher in Deutschland in den größeren Archiven Erschließungstraditionen entwickelt. In den 1980er Jahren erfolgte ein Standardisierungsschub, und 1993 veröffentlichte schließlich der International Council on Archives / Conseil international des Archives (ICA/CIA) den "International Standard for Archival Description - General“, kurz ISAD(G).
Die Entwicklung und weitgehende Harmonisierung der Erschließungsstandards verlief parallel zum Einzug des Computers in die archivische Arbeit und zur Entwicklung von Erschließungssoftwares, die die Aggregation von Erschließungsinformationen in Portalen überhaupt erst ermöglichten. Der Vorteil solcher Fachanwendungen gegenüber älteren maschinengeschriebenen Findbüchern oder Dateien in bloßen Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen liegt auf der Hand: Archivalientitel sind hier durch Metadaten als Titel, Signaturen als Signaturen und Laufzeiten als Laufzeiten ausgewiesen. Dadurch können sie zwischen Portalen ausgetauscht und auch mit näherungsweisen Informationen, z. B. "um 1950" oder "vor 1960" gesucht werden. Daneben ermöglichen Fachanwendungen die Suche in der logischen Struktur, der Tektonik eines Archivs und helfen Nutzerinnen und Nutzern dadurch, gezielter und schneller zu den Treffern zu kommen, die sie tatsächlich suchen.
Das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum unterstützt die Einführung und Nutzung von Erschließungsprogrammen daher sowohl im Rahmen seiner Beratungstätigkeit als auch im Rahmen seiner Fördermöglichkeiten.
Grundlage der Erschließung von Archivgut sind fachgerecht gebildete Bestände und eine sinnvoll aufgebaute Tektonik. Die Handreichung des AFZ bietet eine Anleitung für die Strukturierung und Abgrenzung von Beständen, vor allem für kleine Archive und Archive im Aufbau.
Digitale Bereitsstellung von Erschließungsdaten
Immer mehr Archive stellen ihre Erschließungsdaten auch online zur Verfügung. Interessierten Bürger*innen wird damit die Möglichkeit eröffnet, ziet- und ortsunabhängig in den archivischen Findmitteln nach für sie relevanten Unterlagen zu Recherchieren. Größe Archivportale bieten darüber hinaus die Chance auch archivübergreifend zu recherchieren und Erschließungsdaten verschiedenster Archive miteinander zu verknüpfen.
Mehr zur Bereitsstellung von Erschließungsdaten im Internet erfahren Sie auf der Unterseite
