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Archive
im Rheinland

Notfallvorsorge

Jeder Notfall ist anders. Mit Hilfe technisch-organisatorischer Präventionsmaßnahmen wie der Erstellung eines Notfallplans, der Zusammenstellung von Notfallboxen für Wasserschäden, der regelmäßigen Durchführung von Schulungen oder Notfallworkshops und dem Anschluss an einen Notfallverbund können viele Unbekannte ausgeschlossen werden. Handlungsfähigkeit gibt Sicherheit im Umgang mit geschädigtem Schriftgut und trägt dazu bei, einen Notfall koordiniert und sachgerecht zu bewältigen.

Das LVR-AFZ berät, bietet Fortbildungen und Workshops an und unterstützt im akuten Notfall mit Materialien und Fachpersonal. Kontaktieren Sie hierfür die Archivberatung oder die Werkstatt für Papierrestaurierung.

Im Fall eines akuten Notfalls, wenden Sie sich bitte so schnell wie möglich an das LVR-AFZ, um das weitere Vorgehen und eine mögliche Unterstützung abzuklären.

LVR-Notfallplan

Im Folge der verheerenden Hochwasser im Rheinland im Sommer 2021 hat das LVR-AFZ einen Notfallplan für Archive im Rheinland zusammengestellt. Dieser enthält wichtige Kontaktdaten, Handlungsanweisungen und weiterführende Informationen für die individuelle Notfallplanung der Archive in der Region. Der Notfallplan wird durch das LVR-AFZ regelmäßig aktualisiert.

Notfallplan Archive im Rheinland (akt. Version 1.02) (PDF, 2,7 MB)


LVR-Notfallboxen

Notfallboxen sind „Erste-Hilfe-Koffer“ für Archiv- und Bibliotheksgut. Die vier stapelbaren Kunststoffboxen auf einem Rollwagen beinhalten die Persönliche Schutzausrüstung für zwei Personen sowie diverse Materialien zur Bergung, Reinigung, Dokumentation und Verpackung. Im Falle eines kleineren Wasserschadens (Rohrbruch o. ä.) kann Schriftgut fachgerecht geborgen und erstversorgt werden. Bei größeren Wasserschäden helfen die Materialien, die ersten Stunden zu überbrücken, bis weitere Notfallmaterialien eintreffen. Nasses oder feuchtes Archivgut muss möglichst schnell getrocknet oder eingefroren werden, um einen mikrobiellen Befall und damit weitere Schäden zu verhindern.
Um die nichtstaatlichen Archive und Kultureinrichtungen im Rheinland systematisch auf den Notfall vorzubereiten sowie auch die Öffentlichkeit für das Thema Notfallprävention zu sensibilisieren, hat das LVR-AFZ in den Jahren 2011 bis 2013 insgesamt 24 Notfallboxensets (finanziell unterstützt von der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts an der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (KEK)) an ausgewählte rheinische Kommunalarchive ausgegeben. Die Archive sind in Notfallverbünden zusammengeschlossen und können sich gegenseitig mit Material sowie geschultem Personal aushelfen.

LVR-Notfallboxen:

LVR-Notfallboxen: Inhaltsliste (PDF, 484 KB)

Übersichtskarte und Kontakte der Standorte der LVR-Notfallboxen (PDF, 540 KB)


Notfallverbünde

Um auch bei einem größeren Notfall handlungsfähig zu sein, sollten sich verschiedene Kulturinstitutionen wie Archive, Museen und Bibliotheken in Notfallverbünden zusammenschließen. Insbesondere Archive im ländlichen Raum mit wenig Personal und geringen finanziellen Ressourcen sind in Notsituationen sehr gefordert und auf Hilfe angewiesen. Mit Know-how bei der Erstellung eines Notfallplans, Notfallmaterialien/Notfallboxen und geschultem Personal helfen sich die Institutionen gegenseitig aus. Arbeitstreffen, Notfallworkshops sowie Begehungen der einzelnen Häuser müssen regelmäßig stattfinden. Um die erforderliche Verbindlichkeit zu gewährleisten, sollten Notfallverbünde auf einer rechtlichen Vereinbarung basieren. Darin sichern sich die Vertragspartner gegenseitige Hilfe im Notfall zu und regeln Haftungsfragen.

Dokumente des LVR-AFZ:

Übersichtskarte und Kontakte der Notfallverbünde im Rheinland (PDF, 625 KB)

Externe Links:

Mustervereinbarungen zur Gründung von Notfallverbünden


Notfallplanung

Für die Erarbeitung eines durchdachten Notfallkonzeptes für das eigene Archiv sind diverse Handreichungen und Unterlagen frei im Internet verfügbar. Sie können als Orientierungshilfe bei der Erstellung individueller Notfallpläne und Handlungsabläufe dienen.

Der 15-minütige Film „Schützen, Sichern, Bergen. Notfallvorsorge im Archiv“ führt auf anschauliche Weise in das Thema Notfallvorsorge ein. Die Feuerlösch- und Bergungsübungen zeigen das sachgerechte Verhalten in typischen Gefahrensituationen. Schließlich wird der Prozess der Gefriertrocknung vorgestellt, der zur Vermeidung von mikrobiellem Befall bei stark wassergeschädigtem Kulturgut unbedingt notwendig ist. Der Film wurde von der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts an der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (KEK) finanziell gefördert.

Materialien des LVR-AFZ:

Film "Schützen, Sichern, Bergen. Notfallvorsorge im Archiv“ (externer Link auf YouTube)

Materialliste: Persönliche Schutzausrüstung und empfohlene Ergänzungen (PDF, 232 KB)

Tabelle: Handlungsempfehlungen bei Wasserschäden (PDF, 127 KB)

Workflow (PDF, 272 KB)

Aufbau der Stationen (PDF, 268 KB)

Dokumentationsvorlagen des LVR-AFZ:

Schadensdokumentation (PDF, 172 KB)

Bergungsdokumentation (PDF, 138 KB)

Bergungsnummern (PDF, 745 KB)

Erfassungsliste (PDF, 140 KB)

Transportliste: Einfrieren/Gefriertrocknung (PDF, 137 KB)

Externe Materialien:

Empfehlungen der Archivreferentenkonferenz: Notfallvorsorge in Archiven

LWL-Archivamt: Musternotfallplan

Notfallverbund Münster: Anleitung zur Rettung von Kulturgut


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