Digitale Archivierung, Bild: Sarah Rudolf, LVR-AFZ
Die Digitalisierung der (öffentlichen) Verwaltung nimmt in den letzten Jahren immer stärker Fahrt auf. Allerdings entstehen digitale Verwaltungsunterlagen bereits seit Jahrzehnten und werden daher vermehrt Archiven angeboten. Digitale Unterlagen können daher außerordentlich vielgestaltig sein: von elektronische Akten in strukturierenden Dokumentenmanagementsystemen über Daten in (mehr oder weniger strukturierten) File-Ablagen, Emails, Webseiten bis hin zu Datenbanken oder Daten in Fachverfahren.
Die Archivierung elektronischer Unterlagen stellt eine Pflichtaufgabe nach Archivgesetz NRW dar. Archive müssen in der Lage sein, diese zu übernehmen und angemessen zu verwahren. Ein Belassen der Unterlagen in den Quellsystemen (z. B. DMS / VBS bzw. elektronischen Fachverfahren) stellt aus archivischer Sicht keine Option dar.
In der jüngeren Vergangenheit wurden aus diesem Grund verschiedene Systeme zur digitalen Langzeitarchivierung entwickelt. Bei der Auswahl eines Systems ist darauf zu achten, dass es die Vorgaben des OAIS-Referenzmodells (Open Archival Information System) und neuere ergänzende Vorgaben erfüllt. Grundsätzlich müssen die Integrität und die Authentizität der Daten gewährleistet sein, um die die Vertrauenswürdigkeit des Digitalen Archivs inkl. der darin verwahrten Daten zu garantieren.
Der derzeit häufigste Weg, Daten langfristig interpretierbar zu halten, besteht in der (ggf. wiederholten) Migration in zum Zeitpunkt der Konvertierung am besten geeignete Dateiformate. Die Alternativen der Emulation oder des „Technikmuseums“ spielen eine im Vergleich untergeordnete Rolle. Viele Aspekte der digitalen Langzeitarchivierung finden ihre Entsprechung in der Archivierung analoger Unterlagen. So sind die grundsätzlichen Arbeitsschritte Bewertung, Übernahme, Bestandserhaltung, Magazinierung, Nutzung, usw. auch Bestandteile des OAIS-Referenzmodells.
Für den Einstieg in die digitale Langzeitarchivierung ist es allerdings nicht erforderlich, sich bereits für eine Lösung entschieden oder diese bereits im Produktivbetrieb zu haben. Grundlegende Schritte können schon vorher unternommen werden. Daher gehören z. B. die Ermittlung potenziell archivwürdiger Daten in der Trägerverwaltung, deren Sichtung, Priorisierung und Bewertung. Auch die verwaltungsinterne Vernetzung mit u. U. neuen Kooperationspartnern wie IT und Administratoren von Fachverfahren kann im Vorfeld erfolgen.
Ungeachtet des jeweiligen Systems bzw. seiner Ausprägung ist die digitale Langzeitarchivierung immer eine Aufgabe, zu deren Erfüllung Technik und Mensch zusammenarbeiten. Eine rein technikbasierte Lösung, die dem Archiv alle Arbeitsschritte abnimmt, ist derzeit nicht verfügbar.
Die digitale Langzeitarchivierung stellt eine personelle, finanzielle, organisatorische und fachliche Herausforderung für alle Archive dar. Aus diesem Grund ist es unbedingt empfehlenswert, die Kooperation zu suchen, statt Insellösungen zu entwickeln. In Nordrhein-Westfalen wurde aus diesem Grund das Digitale Archiv NRW (DA NRW) ins Leben gerufen. Unter seinem Dach werden die technischem Lösungen DiPS.kommunal und DNS interessierten Gedächtniseinrichtungen zur Verfügung gestellt.
Für Beratungsgespräche stehen wir Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung und können Ihnen Materialien zur Verfügung stellen.
