Akten im Zwischenarchiv des LVR
Die Bewertung von Registraturgut und anderen Unterlagen zählt zu den zentralen Aufgaben eines Archivs. Sie gilt allgemein als eine der verantwortungsvollsten und herausfordernsten Tätigkeiten im archivischen Bereich. Nach dem Archivgesetz NRW hat bei den Trägern der kommunalen Selbstverwaltung und deren Verbänden und Stiftungen alleine das zuständige öffentliche Archiv die Bewertungsentscheidungen zu treffen. Archivar*innen entscheiden unter Berücksichtigung von geschichts-, aber auch verwaltungs- und rechtswissenschaftlichen Überlegungen nach fachlichen Kriterien, welche Unterlagen in das Archiv übernommen und dauerhaft aufbewahrt werden und welche vernichtet werden können. So werden aus den Verwaltungsunterlagen der Gegenwart die historischen Quellen der Zukunft.
Diesen gesamten Prozess bezeichnet man als Überlieferungsbildung. Sie ist ein unverzichtbarer Beitrag zur Transparenz des Verwaltungshandelns und zur Sicherung zentraler und aussagekräftiger Quellen. Zugleich garantiert sie Rechtssicherheit und Effizienz.
Gerade in Bereichen, in denen massenhaft gleichförmiges Schriftgut anfällt, wie z.B. bei Gewerbeanmeldungen oder Sozialhilfeakten, ist es häufig sinnvoll, ein Bewertungsmodell zu entwickeln, das die Bewertung effizienter und transparenter macht und der Forschung - je nach Modell - trotz der Auswahl von Unterlagen Aussagen über Kontinuitäten erlaubt. In bestimmten Bereichen führt das zu einer vollständige Archivierung der angebotenen Unterlagen, in anderen Verwaltungsbereichen unter Umständen zu einer sehr hohen Kassationsquote.
Auch jenseits von gleichförmigem Massenschriftgut zahlen sich Überlegungen zur Überlieferungsbildung aus. Denn aufgrund der Zusammenarbeit verschiedener Ämter und Fachbereiche einer Kommune untereinander und mit staatlichen Institutionen entstehen bei den beteiligten Stellen teilweise, aber nicht vollständig gleiche Unterlagen. Um die Schriftgutmenge deutlich zu reduzieren und dabei dennoch die archivwürdigen Daten aufzubewahren, reicht es oftmals, die Unterlagen der Stelle mit der aussagekräftigsten Überlieferung zu archivieren. Häufig ist das jenes Amt, in dem eine Entscheidung vorbereitet und getroffen wird, das also bei der Aufgabenerledigung die Federführung hat.
Die Bewertung von unterlagen fällt im Alltag oftmals nicht leicht. Für eine gute Orientiereung sorgt ein Vorgehen in drei Schritten, welches in der LVR-AFZ Handreichung "Archivische Bewertung in der Praxis" beschrieben wird.
Dokumentationsprofile
Grundlegend für die Überlieferungsbildung in Archiven ist die Festlegung von Dokumentationszielen des Archivs. Hierfür hat die Bundeskonferenz der Kommunalarchive die Arbeitshilfe "Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive" herausgegeben.
Bewertungsempfehlungen
Speziell für Kommunalarchive hat der Arbeitskreis „Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“ inzwischen zahlreiche Bewertungsempfehlungen herausgegeben, die Sie auf der folgenden Seite gesammelt finden.
