E-Government, Bild: Sarah Rudolf, LVR-AFZ
Zur Einführung der E-Akte und insgesamt elektronischer Verwaltungsverfahren hat der Bund die Website verwaltung-innovativ.de ins Leben gerufen. Dort ist das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) zu finden. Konkret werden dort ein Projektleitfaden zur E-Akten-Einführung, ein Organisationshandbuch mit Analysemethoden für die Vorbereitung der Einführung und verschiedene Bausteine vorgehalten, in denen rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen prägnant geschildert werden. Sie sind für Archivar*innen ebenso hilfreich wie für die Verwaltungen der Kommunen und Gebietskörperschaften.
Auch BKK, KGSt, Vitako und das Kompetenznetzwerk nestor haben grundlegende Anleitungen erarbeitet, die die Konzepte des Bundes für den kommunalen Bereich ergänzen.
Für die analogen Posteingänge heute und zukünftig lohnt es sich zu überlegen, ob diese kopierend mit längerfristigem Vorhalten der analogen Originale gescannt werden sollen, oder ersetzend mit Vernichten der Originale nach einer festzulegenden Frist (i.d.R. 3-6 Monate). Nachstehend finden sich zentrale Informationen zum Thema, z.B. zu zentralen oder dezentralen Postscans und zu Fragen der Informations- und Rechtssicherheit. Interessant ist in Einzelfällen sogar die Frage, ob nicht bei ersetzend gescannten Unterlagen (kultur-)historisch wichtige Scanvorlagen in der Archivierung zu berücksichtigen sind (vgl. EVA, Baustein Scanprozess, S. 12). Je nach analogem Original können dessen Vernichtung und die Archivierung rein als Scanprodukt zu unwiederbringlichen Informationsverlusten führen.
Grundlegende Schilderungen der Rechtsgrundlagen und -anforderungen finden Sie auch in den Publikationen von Prof. Dr. Alexander Roßnagel (Univ. Kassel).
Die Archivierung von Fachverfahren ist schon seit fast einem Jahrzehnt ein zentrales Thema in der digitalen Archivierung. Doch gibt es bisher nach wie vor keine allgemeinverbindliche Definition. Im Kern herrscht jedoch Konsens:
„Elektronische Fachverfahren sind technische Informationssysteme (Computerprogramme) auf der Basis von Datenbanken, die im administrativen Umfeld der Erfüllung einer oder mehrerer konkreter Verwaltungsaufgaben dienen. Fachverfahren haben dabei in der Regel nicht die Aufgabe, den prozesshaften Charakter von Verwaltungsverfahren aktenförmig zu dokumentieren. Ihre Aufgabe ist es vielmehr, Informationen so zu speichern, dass sie über Abfragen recherchierbar, untereinander verknüpfbar und zu fallweise spezifizierten Berichten aggregierbar sind.“ (nach: Bewertung elektronischer Fachverfahren. Diskussionspapier des VdA-Arbeitskreises Archivische Bewertung [Stand: 9. Dezember 2014], in: Archivar 1 [2015], S. 90-92, hier S. 90) Ihre Bewertung ist eine komplexe Aufgabe, ihre Übernahme ist es nicht weniger. Für die Übernahme muss eine Schnittstelle entwickelt werden, für die im Vorfeld eine Festlegung der archivierungsrelevanten Daten- bzw. Datensätze erfolgt sein muss. Nur dann kann die Entwicklung der Schnittstelle zielgerichtet erfolgen.
Werden Fachverfahren neu angeschafft und Archivar*innen zu einer Stellungnahme aufgefordert, lohnt es sich, auf die technische Seite zu achten: ist beispielsweise eine Schnittstelle zu einer digitalen Archivierungslösung vorgesehen oder gibt es eine Ausgabeschnittstelle (Export der Daten in ein anderes Datenformat wie .csv).
Ein Beispiel für Fachverfahren sind die elektronischen Personenstandsregister (ePSR).
Nähere Informationen zur Einführung, Bewertung & Aussonderung finden Sie hier:
Für Beratungsgespräche stehen wir Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung und können Ihnen Materialien zur Verfügung stellen.
