Aufgrund seiner Zuständigkeit für die Bewertung ist das Archiv auch die zentrale Anlaufstelle bei allen Fragen zur Schriftgutverwaltung in konventioneller und digitaler Form. Der Gesetzgeber hat diese besondere Rolle des Archivs ausdrücklich festgehalten. Nach §3 Abs. 6 i.V.m. §10 Abs. 5 ArchivG NRW berät das Archiv „die Behörden, […] und sonstigen öffentlichen Stellen bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen.“
Schriftgutverwaltung meint entsprechend dem englischen Normbegriff Records Management und der DIN ISO 15489-1 die effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. Aufzeichnungen im Sinne des Records Managements sind unabhängig von dem Material, auf dem die Informationen dokumentiert sind. Aufzeichnungen können sowohl Schreiben, Vermerke, E-Mails als auch Karteien, Karten, Pläne, Bild- und Tonaufzeichnungen, mechanisch oder magnetisch angebrachte Markierungen in Belegen sein. Die Argumente für ein geregeltes Records Management lassen sich mit den drei Schlagworten „Nachhaltigkeit“, „Wirtschaftlichkeit“ und „Rechtssicherheit“ auf den Punkt bringen. Die geordnete Ablage von Aufzeichnungen ist eine wesentliche Voraussetzung für die effiziente Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, für die nachhaltige Wirkung erledigter Aufgaben, für die dauerhafte Sicherung von Wissensbeständen und für die gesetzlich eingeforderte Transparenz des Verwaltungshandelns.
Anbietungspflicht
Für öffentliche Ämter und Einrichtungen besteht nach §10 Abs. 4 ArchivG NRW eine Anbietungspflicht für Unterlagen an das jeweils zuständige Archiv. Dies gilt insbesondere auch für digitale Unterlagen und in überwiegendem Maße sogar für solche, die personenbezogene Daten enthalten und nach gesetzlichen Vorschriften mit Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet bzw. gelöscht werden müssten. Die Anbietung an und Übernahme durch das Archiv ersetzt in diesen Fällen die vorgeschriebene Löschung (sog. Löschungssurrogat, § 4 Abs. 2 i.V.m. §10 Abs. 5 ArchivG NRW sowie §10 Abs. 1 DSG NRW).
Die Anbietungspflicht dient nicht nur der Verhinderung von unrechtmäßigen Vernichtungsaktionen, sondern entspricht auch datenschutzrechtlichen Anforderungen und dem Grundsatz einer sparsamen und wirtschaftlichen Mittelbewirtschaftung. In Abstimmung mit den aktenführenden Stellen ist das Archiv dafür verantwortlich, dass Unterlagen und Informationen nicht länger aufbewahrt werden als rechtlich erlaubt und fachlich notwendig.
Einführungen
Eine gute Einführung in das Thema bietet der Leitfaden "AKTE, VORGANG UND VERMERK" des Marchivum. Viele Handreichungen zum praktischen Vorgehen in der Schriftgutverwaltung bietet auch das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen an.
Aktenpläne
Aktenpläne bilden eine unverzichtbare Grundlage der Schriftgutverwaltung. Ihre Nutzung ist in den vergangenen Jahrzehnten leider in den meisten Veraltungen in den Hintergrund getreten, das Wissen um den Aktenplan nicht mehr vorhanden. Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltungsarbeit gewinnen Aktenpläne nun aber wieder an Bedeutung, da Dokumenten Managementsysteme (DMS) in der Regel auf der Basis von Aktenplänen arbeiten.
Für die meisten Kommunen bietet sich die Übernahme und ggf. Anpassung des produktorientierten Aktenplans der KGSt an. Kirchliche Verwaltungen können sich beispielsweise am Einheitsaktenplan der Evangelischen Kirche im Rheinland orientieren. Für Unternehmen steht ein Musteraktenpläne der Landwirtschaftskammer zur Verfügung, Vereine können ein vom LVR-AFZ entworfenes Muster für sich anpassen.
Aufbewahrungsfristen
Um den Zeitpunkt der Anbietung von Akten an das Archiv zu bestimmen sind Kentnisse über die Aufbewahrungsfristen grundlegend. Einige sind gesetzlich geregelt oder ergeben sich aus rechtlichen Vorgaben. Wo keine Vorgaben existieren, bietet zum Beispiel der Fristenkatalog der KGSt einen guten Anhaltspunkt. Dieser ist auf der Seite der KGSt allerdings erst nach Anmeldung als Nutzer einsehbar. Aufbewahrungsfristen sollten für alle Aktengruppen im Aktenplan festgehalten werden.
DMS und E-Akten
Seit einigen Jahren wird die durch das E-Government-Gesetz geforderte Digitalisierung von öffentlichen Verwaltungsleistungen vorangetrieben. In den meisten Behörden und auch bei nicht-öffentlichen Trägern werden sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eingeführt, mit deren Hilfe sich digitale Unterlagen zu elektronischen Akten (E-Akten) zusammen führen lassen. Diese E-Akten bilden das Pendant zur bisherigen analogen Akte und lösen diese nach und nach als zentrales Schriftgut in der Verwaltung ab. Im Gegensatz zu einfachen Fileablagen oder E-Mail-Postfächern erfüllt ein DMS mit E-Akten die Grundsätze des Records Managements und damit der vorgeschriebenen Rechtssicherheit.
Aufgrund seiner Beratungsfunktion für das Records Managment muss das zuständige Archiv in die Planung und Umsetzung der DMS-Einführung mit einbezogen werden. Schließlich sind die heute gebildeten E-Akten die archivische Überlieferung der Zukunft und müssen in einigen Jahren sicher in ein digitales Langzeitarchiv überführt werden. Das LVR-AFZ bietet in einer Handreichung einen kompakten Überblick über die Anforderungen an ein DMS aus archivischer Sicht und die Rolle, die ein Archiv bei der Einführung des DMS übernehmen sollte.
Weitere Informationen finden Sie auch auf den Seiten des Technischen Zentrums zur Umsetzung der E-Government-Vorschriften.
