Das LVR-AFZ erreichen in den vergangenen Monaten wieder vermehrt Anfragen zum Einsatz von Umweltschutz- und Recyclingpapieren in Verwaltungen. Dem Wunsch nach mehr Umweltschutz steht die berechtigte Sorge der Archivar*innen entgegen, dass sich diese Papiere nicht für eine dauerhafte Aufbewahrung in den Archiven eignen. Grundsätzlich lässt sich weiterhin festhalten, dass nur Papier, welches den Vorgaben der DIN EN ISO 9706 entspricht, die Voraussetzungen für eine dauerhafte Aufbewahrung in Archiven erfüllt. Hierzu haben die Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (KLA) und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) 2015 und 2019 nach wie vor gültige Stellungnahmen veröffentlicht (siehe Links). Insbesondere gilt, dass weder Papiere nach ISO 20494 – entgegen der durch die Papierindustrie zeitweise aufgestellten Behauptungen – noch Umweltschutz- und Recyclingpapiere, insbesondere solche, die mit dem Siegel „Der Blaue Engel“ ausgezeichnet sind, für eine dauerhafte Archivierung geeignet sind. Aufgrund ihrer Zusammensetzung unterliegen sie einem deutlich beschleunigten Alters- und Zerfallsprozess. Ihr Erhalt in Archiven erfordert einen enormen finanziellen Aufwand und die notwendigen chemischen Behandlungen bedeuten eine hohe Umweltbelastung.
Dennoch spricht nichts gegen den Einsatz von Umweltschutz- und Recyclingpapieren in den Verwaltungen in solchen Bereichen, in denen kein archivwürdiges Schriftgut entsteht. Welche Bereiche dies sind, sollte das zuständige Archiv festlegen und mit der Verwaltung Absprachen dazu treffen. Zum Beispiel ist es möglich, archivwürdige Druckerzeugnisse (Protokollen, Druckschriften etc.) auf Umwelt- oder Recyclingpapier auszudrucken, wenn sichergestellt ist, dass ein Exemplar auf archivfähigem Papier ausgedruckt ins Archiv übernommen wird. Zukünftig kann Umweltschutz- oder Recyclingpapier auch in solchen Bereichen eingesetzt werden, in denen die archivwürdigen Unterlagen und Daten nur noch digital in das Archiv übernommen werden. Der Verband kirchlicher Archive in der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche hat einen Flyer erstellt, der praktische Beispiele zum Einsatz von Umweltschutz- und Recyclingpapieren in kirchlichen Verwaltungen auflistet und sich mit wenig Aufwand auch auf andere Verwaltungen übertragen lässt. Der Flyer ist ebenso gut geeignet, um („archivfernen“) Kolleg*innen das Thema und mögliche Lösungsideen näherzubringen.
Für Rückfragen zum Thema stehen Ihnen die Gebietsreferent*innen des LVR-AFZ gerne als Ansprechpartner zur Verfügung.
