Integrierte ECM- bzw. DMS-Lösungen und automatisierte Prozesse vereinfachen Anwendern die tägliche Arbeit. (Bild: gemeinfrei © Mohamed Hassan - Pixabay / Pixabay )
Eine rasch wachsende Zahl rheinischer Archive sieht sich mit den Chancen und Herausforderungen der Einführung elektronischer Schriftgutverwaltung durch ihre Trägerinstitutionen konfrontiert. Das LVR-AFZ stellt Archivar*innen einen Leitfaden zur Verfügung, um ihnen die Sicherstellung von Überlieferungsbildung und Übernahme elektronischer Unterlagen zu erleichtern. Die bewusste Reduzierung auf die notwendigen Basisinformationen dient dem Ziel, einen allgemeinverständlichen und lesbaren Überblick zu bieten, der im Rahmen von Behördenberatung und Einführungsprojekten auch von Nicht-Archivar*innen zur Kenntnis genommen wird.
Die Handreichung erläutert die grundsätzliche Rolle von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und elektronischen Akten (E-Akten). Vor allem aber bietet sie eine Orientierung, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen durch die Trägerverwaltungen bei Einführung und während des Betriebes von DMS aus archivischer Sicht unbedingt erfüllt werden müssen. Darüber hinaus wird aufgezeigt, wie sich ein Archiv aktiv an der Einführung des DMS beteiligen und an Verbesserungen der elektronischen Schriftgutverwaltung mitwirken kann. Eine Checkliste erleichtert die Überprüfung der Voraussetzungen und Beteiligung im eigenen Zuständigkeitsbereich.
Die Handreichung wurde mit Hilfe von Kommunalarchivar*innen erarbeitet, die über einschlägige Praxiserfahrungen bei der Einführung von DMS verfügen. Ein besonderer Dank gilt Hendrik Mechernich (vormals Stadtarchiv Frechen, jetzt Universitätsarchiv Bonn) und Kirsten Lehmkuhl (Stadtarchiv Voerde/ Hünxe)!
Zur Handreichung gelangen Sie hier (PDF, 572 KB)
