Der Neubau des Bischöflichen Diözesanarchivs im Inneren von St. Paul in Aachen. Foto: LVR-AFZ
Zehn Referentinnen und Referenten aus den Bereichen Archivberatung, Fortbildung und Archiv des LVR-AFZ tauschten sich am 07. Dezember 2023 in Aachen mit den dortigen Kolleg*innen des Stadtarchivs und des Bischöflichen Diözesanarchivs intensiv zur Einführung und Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und zum Archivbau aus.
Am Vormittag war das Team des LVR-AFZ auf Einladung des Stadtarchivs Aachen zu Besuch in der Nadelfabrik, in welcher das Stadtarchiv seit rund 10 Jahren beheimatet ist. Nach der Begrüßung durch Archivleiter Dr. René Rohrkamp stellte Detlef Stoffels zwei zentrale Projekte vor, die das Stadtarchiv Aachen im Rahmen der digitalen Modellregion derzeit umsetzt. Herr Stoffels, IT Projektmanager, hat in den vergangenen Jahren zunächst auf Seiten der IT der Stadt Aachen, dann auf Seiten des Stadtarchivs die Einführung der DMS-Lösung enaio in der Stadtverwaltung Aachen begleitet. Er beschrieb die verschiedenen Überlegungen und Schritte, die gemeinsam mit der Verwaltung und dem Softwarehersteller unternommen wurden, um vor allem die Prozesse der Anbietung und Aussonderung von digitalen Daten an das Stadtarchiv für alle Seiten praktikabel und dennoch technisch sauber zu lösen. Die hier entwickelten Workflows wurden inzwischen als fester Bestandteil in die Software übernommen und stehen damit auch anderen Anwendern zur Verfügung. Ebenso wurde im Rahmen des Projektes eine Schnittstelle entwickelt, die die Übernahme der Daten in das Langzeitarchiv des Stadtarchivs bei dips.kommunal ermöglicht. Die Schnittstelle wurde inzwischen erfolgreich getestet.
Als weiteres Projekt hat das Stadtarchiv Aachen eine interkommunale Plattform entwickelt, die es Verwaltungen ermöglichen soll, Daten und Informationen zu ihren Aktenstrukturen untereinander auszutauschen und ggf. sogar automatisiert in ein DMS zu übertragen. Die Idee hinter diesem „Aktenstrukturkataster“ ist, dass die meisten Prozesse und Aufgaben in verschiedenen Verwaltungen ähnlich ablaufen und daher auch die Struktur der Akten ähnlich aufgebaut ist. Da solche Aktenstrukturen in einem DMS zwingend hinterlegt werden müssen, soll der Austausch von Informationen die Arbeitsaufwände der einzelnen Verwaltungen deutlich verringern und die Einführung digitaler Systeme damit erleichtern. Die Plattform soll im kommenden Jahr freigeschaltet werden und dann für andere Verwaltungen zum Austausch bereitstehen.
Mittags ging es von der Nadelfabrik dann in Richtung Aachener Altstadt in die Jakobstraße zur ehemaligen Dominikaner-Klosterkirche St. Paul. Hier befindet sich seit 2018 das Bischöfliche Diözesanarchiv Aachen in einem spannenden Neubau, der in das Kircheninnere integriert wurde. Ein Quader aus Beton und Holz, der auf drei Ebenen Magazine, Lesesaal und Büros vereinigt, erhebt sich nun im Inneren der spätgotischen Kirche. Um den Quader herum sind in den Seitenschiffender Kirche Veranstaltungs- und Ausstellungsflächen untergebracht. Archivdirektorin Dr. Beate Fleck führte die Gruppe von außen und innen durch das neue Archiv und berichtete dabei ausführlich von den Herausforderungen, die es bei der Planung und beim Bau des Archivs in der Kirche zu lösen galt. Die spezielle Bauform ermöglicht nun eine Erhaltung und sinnvolle Weiternutzung der Kirche und schafft gleichzeitig einen neuen und modernen Archivbau im Zentrum der Stadt. Sie bietet damit ein sehr gutes Beispiel zur Adaption eines Bestandsgebäudes für eine Nutzung als Archiv.
Die Mitarbeitenden des LVR-AFZ erlebten also einen abwechslungsreichen Tag in Aachener Archiven und erhielten neue Impulse für die Beratungstätigkeit in der rheinischen Archivlandschaft.
