28. August 2024
Grafik: BKK, Die Einführung der E-Akte in die Kommune.
Die Bundeskonferenz für Kommunalarchive (BKK) hat eine neue Handreichung zur Einführung der E-Akte in den Kommunalverwaltungen erarbeitet. Diese, auch für kleinere und mittlere Archive geeignete, kompakte Hilfestellung gibt einen guten und umfassenden Überblick, was bei der Umstellung auf E-Akten und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zu beachten ist. Es werden Aspekte auf allen Ebenen abgedeckt: Grundlegend werden die organisatorischen Voraussetzungen einer modernen Verwaltung thematisiert, aber auch inwieweit die unterschiedlichen Teile der Verwaltung mit eingebunden werden sollen. Die Handreichung geht auch auf rechtliche Fragen, informationstechnische Spezifika und die Einführung eines digitalen Poststellenkonzeptes ein, welche von außen kommende Dokumente in das eigene DMS einspeist.
Allgemein liefert die BKK-Veröffentlichung eine sehr gute Einführung in Voraussetzungen, Planung und Umsetzung eines DMS. Auf diese Weise bietet sie eine gute Orientierung zur weiteren Vertiefung von Detailaspekten, die mit Hilfe von mitgelieferten, umfangreichen Literaturhinweisen ermöglicht wird. Die BKK-Handreichung finden Sie hier:
Die Einführung der E-Akte in die Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleinere und mittlere Archive
Eine weitere Handreichung mit grundlegenden Informationen, was ein DMS eigentlich ist und welche wichtige Rolle es für die digitale Langzeitarchivierung spielt, wurde bereits im September 2023 vom LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum veröffentlicht. In dieser Veröffentlichung findet sich auch eine erste Checkliste, mit der Sie den aktuellen Status Ihrer Kreis-/Stadt-/Gemeindeverwaltung überprüfen können. Die LVR-AFZ-Handreichung ist hier abrufbar:
Handreichung - Archivischer Umgang mit DMS und Akten
