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09. Dezember 2024

Digitale Archivierung: Erhebung von Metadaten

LVR-AFZ bietet Beratung an

Auffinden – Verstehen – Nutzen. Diese drei Aspekte sind Kernelemente der digitalen Archivierung. Dabei müssen nicht immer alle Eigenschaften eines Informationsobjektes erhalten bleiben. Es ist Aufgabe der Archivcommunity sowie der einzelnen Archive, zu eruieren, welche Eigenschaften für sie „signifikant“ sind. Der Begriff „Signifikante Eigenschaften“ bezeichnet konkrete oder abstrakte Eigenschaften, die die Nutzbarkeit von Datenobjekten gewährleisten. Die Werte der signifikanten Eigenschaften wiederum sind zu dokumentieren und in einer Metadatenliste zu erfassen, um Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu schaffen. Der Begriff „Metadaten“ bezeichnet beschreibende Daten über die eigentlichen Daten des Informationsobjekts.

Folgende Fragen sollten sich Archive stellen:

  • Welche Metadaten sind zwingend notwendig, um die Information aus dem Archivale künftig finden, verstehen bzw. interpretieren und nutzen zu können?
  • Wie sehen das künftige Nutzungsinteresse bzw. -szenarien aus? Was sind die Zielgruppen meines Hauses und mögliche Erwartungshaltungen?
  • Welche Ressourcen habe ich zur Verfügung und wie setze ich sie am sinnvollsten ein? Wie passe ich die erhobenen Metadaten daran an?
  • Wie hoch werden meine Erschließungsaufwände sein? Wie viele Personalkapazitäten werden hier eingebunden sein?
  • Welche Prozesse können automatisiert werden?
  • Wie priorisiere ich bei der digitalen Archivierung? Hier spielen in der Praxis häufig der Erhaltungszustand, thematische Aktualität sowie das Nutzungsinteresse eine Rolle.

Bei der Einführung und dem Aufbau einer Lösung zur digitalen Archivierung ist anzuraten, dass in einem Pilotprojekt zunächst mit einem gut strukturierten und von der Menge des Datenvolumens her begrenzten Bestand gestartet wird. So können Workflows erarbeitet und getestet werden, auch können in der Praxis auftretende Probleme – beispielsweise beim Pre-Ingest – analysiert und gelöst werden.