10. März 2026
Foto: Diakonie Deutschland
Die Diakonie Deutschland hat gemeinsam mit dem Evangelischen Erziehungsverband e. V. (EREV) im November 2025 eine Handreichung mit dem Titel „Anforderungen zur Aufbewahrungsfrist und Umsetzung der Archivierung von Akten im Kontext der Hilfen zur Erziehung nach dem Gesetz zur Stärkung der Strukturen gegen sexualisierte Gewalt bei Kindern und Jugendlichen“ veröffentlicht. Die Publikation richtet sich an diakonische Träger sowie Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe und bietet ihnen eine Orientierung bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben.
Ausgangspunkt ist der neu eingefügte § 9b SGB VIII, der im Zuge des „Gesetzes zur Stärkung der Strukturen gegen sexualisierte Gewalt bei Kindern und Jugendlichen“ die Aufbewahrungs- und Einsichtspflichten für Unterlagen aus der Kinder- und Jugendhilfe, sogenannte HzE-Akten, deutlich erweitert. Öffentliche und freie Träger sind nun verpflichtet, Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim-, Vormundschafts- und Pflegschaftsakten sowie weitere einschlägige Dokumentationen im Sachzusammenhang bis 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person aufzubewahren und bei berechtigtem Interesse Einsicht zu gewähren.
Die Pflicht für freie Träger ergibt sich durch die Rolle öffentlicher Träger: Diese sollen laut Gesetz mit freien Trägern Vereinbarungen über eine einheitliche und rechtssichere Aufbewahrung und Regelung der Zuständigkeiten schließen. Zugleich formuliert die Diakonie fachliche Empfehlungen für die praktische Umsetzung, etwa zur Identifikation der betroffenen Aktenarten, Organisation von Langzeitaufbewahrung, Ausgestaltung von Einsichtsprozessen sowie Finanzierung. Ausdrücklich hervorgehoben wird dabei „die Perspektive der betroffenen (jungen) Menschen“, deren Recht auf eine verlässliche biografische Aufarbeitung auch Jahrzehnte nach Abschluss der Hilfen gesichert werden soll.
Die Diakonie Deutschland sieht die Zuständigkeit zur Umsetzung der neuen Aufbewahrungspflicht also nicht bei Kommunal-, Landes- oder Kirchenarchiven, sondern bei Trägern der Hilfen zur Erziehung und zieht diese in Verantwortung.
Sie rät davon ab, die neue Aufbewahrungspflicht an staatliche oder nichtstaatliche Archive abzugeben, um die Verfügungsgewalt über die Akten zu behalten.
Stattdessen wird die Einrichtung eigener Archive (gemeint sind Zwischenarchive), ausgestattet mit entsprechendem Fachpersonal, empfohlen. Tragfähige Kooperationsmodelle zwischen öffentlichen und freien Trägern sollten dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen langfristig zu erfüllen.
Auch für Archive im kirchlichen sowie kommunalen Bereich bietet die Handreichung wichtige Anknüpfungspunkte für die Entwicklung oder Anpassung von Aufbewahrungs- sowie Archivierungskonzepten auf dem Feld der Kinder- und Jugendhilfe. Dies gilt insbesondere für die Archive, die auch als Zwischenarchive fungieren oder einen Schwerpunkt ihrer Arbeit bei der Beratung zu Fragen der Schriftgutverwaltung haben. Davon abgesehen kann die Arbeitshilfe von allen Archiven als Argumentationsgrundlage bei Anbietungsverhandlungen mit entsprechenden Einrichtungen herangezogen werden.
Das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum wird das Thema in seine Beratungstätigkeit und Fortbildungsangebote einbeziehen und empfiehlt die Handreichung den betroffenen Trägern sowie Archiven zur Lektüre.
Ein direkter Zugriff auf die Handreichung ist über die Internetseite der Diakonie Deutschland möglich: HzE-Akten.
