Trockenreinigung eines verschmutzten Objektes mit einem Latexschwamm. Foto: Katja Westbeld, LVR-AFZ
Die Trockenreinigung von Archivalien ist eine grundlegende bestandserhalterische Maßnahme. Nicht nur, dass sie die Basis für weiterführende Schritte wie eine Umbettung, eine Entsäuerung oder Restaurierung (im engeren Wortsinn) darstellt. Oberflächlich aufliegende Stäube und Verschmutzungen können Schimmelsporen oder sonstige Mikroorganismen enthalten, denen sie als Nahrung dienen. Die Reinigung stellt somit ein Kernelement der präventiven Bestandserhaltung dar, die auch der späteren Nutzung und ggf. sogar dem Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden und Nutzenden im Archiv zugutekommt.
Im Herbst findet die verbindliche Bedarfsanmeldung für das kommende Förderjahr statt. Abgefragt werden die durch das Archiv voraussichtlich bereitgestellten Eigenmittel und die Bestandsbezeichnung. Auf Basis der Bedarfsanmeldung erstellt die LISE einen Finanzplan, der dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft zur Genehmigung vorgelegt wird.
Bei Bedarf finden vor Ort im Archiv Beratungstermine zur Inaugenscheinnahme der zu reinigenden Bestände statt. Der Aufwand kann grob ermittelt und ggf. Prioritäten gesetzt werden. Die Reinigung muss nach der Bewilligung des Antrags durch das Archiv bzw. seinen Träger selbst beauftragt werden, die LISE Restaurator*innen stehen mit Hinweisen bezüglich der fachlichen Aspekte der Leistungsbeschreibung gern zur Seite.
Sie erhalten ein Informationsschreiben als Antwort auf Ihre Bedarfsanmeldung, in dem - unter Vorbehalt der Bereitstellung der Fördermittel durch das Land - die voraussichtliche Fördersumme (für den jeweiligen Förderbereich) benannt wird. Bitte beachten Sie, dass das Informationsschreiben noch keine Bewilligung darstellt und Maßnahmen noch nicht beauftragt werden dürfen, da ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn nicht zulässig ist.
In dem Förderbereich Reinigung wird die Vergabe nicht durch die LISE, sondern durch das Archiv bzw. seinen Träger durchgeführt. Sollte eine Ausschreibung notwendig sein, ist unbedingt darauf zu achten, dass der Vorbehalt einer Zuweisung von Fördermitteln aufgenommen wird.
Sie erstellen gegebenenfalls eine Leistungsbeschreibung und holen Kostenvoranschläge / Angebote für die von Ihnen angemeldeten Projekte unter Vorbehalt der Bewilligung von Fördermitteln bei den Dienstleistern ein. Auf Wunsch berät Sie das LISE-Team gerne zu den fachspezifischen Inhalten der Leistungs-beschreibung. Allgemeine Hinweise können Sie der BKK-Arbeitshilfe „Empfehlungen zur Vergabe von Aufträgen an Dienstleister im Rahmen der Bestandserhaltung“entnehmen.
Für den Förderbereich Reinigung müssen die Kostenvoranschläge / Angebote der Dienstleister zusätzliche Angaben enthalten. Um die Maßnahmen fachlich bewerten zu können, benötigen wir konkrete Maßnahmenvorschläge und eine Übersicht der voraussichtlich verwendeten Materialien. Anzugeben sind jeweils die Materialbezeichnung und -eigenschaften sowie Bezugsquelle/Hersteller. Bei Reinigungen sind die Reinigungsmaterialien wie Schwämme, Tücher, Pinsel, Besen, etc. zu nennen.
Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass der Dienstleister eine Dokumentation über die durchgeführten Arbeiten erstellt und eine Qualitätssicherung bei Reinigungsmaßnahmen nachweist (z. B. durch ATP/AMP-Tests).
Nach Bekanntgabe des Antragszeitraumes können Sie den Antrag auf Förderung zusammen mit den Kostenvoranschlägen / Angeboten bei der LISE einreichen. Das LISE-Team prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und Förderfähigkeit.
Es ist möglich, Anlagen wie Kostenvoranschläge und Angebote nachzureichen. Die Frist dazu wird mit dem Antragszeitraum bekanntgegeben. Die Bewilligung kann erst erfolgen, wenn alle Unterlagen vollständig eingegangen und geprüft sind.
Mit der Bewilligung kann der Maßnahmenbeginn erfolgen. Die Auftragserteilung erfolgt durch Ihr Archiv.
Die Rechnung des Dienstleisters geht bei Ihnen ein und ist zunächst in voller Höhe von Ihnen zu begleichen. Sollten sich im Laufe der Bearbeitung Preissteigerungen oder Mehraufwände abzeichnen, sprechen Sie uns gern an. Das LISE-Team wird daraufhin prüfen, ob die Förderung ausgeweitet werden kann.
Übermitteln Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular zum Verwendungsnachweis postalisch an die LISE. Die Rechnung sowie die vom Dienstleister erstellte Dokumentation und der Qualitätssicherungsnachweis können per Mail eingereicht werden.
Nach Prüfung der vollständig eingereichten Unterlagen wird Ihnen die entsprechende Fördersumme erstattet.
