Archivgerechtes Verpackungsmaterial verschiedener Hersteller. Foto: Katja Westbeld, LVR-AFZ
Die fachgerechte Lagerung von Archivgut jeder Art in jeweils geeigneter und zertifizierter Verpackung ist ausschlaggebend für die langfristige Erhaltung der Originale. Außerdem bietet die richtige Verpackung auch Schutz vor mechanischen Schäden sowie vor Umwelteinflüssen wie Licht, Staub und Feuchtigkeit.
Im Herbst findet die verbindliche Bedarfsanmeldung für das kommende Förderjahr statt. Abgefragt werden die durch das Archiv voraussichtlich bereitgestellten Eigenmittel und die Bestandsbezeichnung. Auf Basis der Bedarfsanmeldung erstellt die LISE einen Finanzplan, der dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft zur Genehmigung vorgelegt wird.
Sie erhalten ein Informationsschreiben als Antwort auf Ihre Bedarfsanmeldung, in dem - unter Vorbehalt der Bereitstellung der Fördermittel durch das Land - die voraussichtliche Fördersumme (für den jeweiligen Förderbereich) benannt wird. Bitte beachten Sie, dass das Informationsschreiben noch keine Bewilligung darstellt und Maßnahmen noch nicht beauftragt werden dürfen, da ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn nicht zulässig ist.
In dem Förderbereich Verpackung wird die Vergabe nicht durch die LISE, sondern durch das Archiv bzw. seinen Träger durchgeführt. Bei der Ausschreibung ist unbedingt darauf zu achten, dass der Vorbehalt einer Zuweisung von Fördermitteln aufgenommen wird.
Sie erstellen gegebenenfalls eine Leistungsbeschreibung und holen Kostenvoranschläge / Angebote für die von Ihnen angemeldeten Projekte unter Vorbehalt der Bewilligung von Fördermitteln bei den Dienstleistern ein. Auf Wunsch berät Sie das LISE-Team gerne zu den fachspezifischen Inhalten der Leistungs-beschreibung, beispielsweise in Kombination mit Umbettungsmaßnahmen. Allgemeine Hinweise können Sie der BKK-Arbeitshilfe „Empfehlungen zur Vergabe von Aufträgen an Dienstleister im Rahmen der Bestandserhaltung“entnehmen.
Objektnahe Verpackungen wie Mappen und Umschläge müssen der DIN EN ISO 9706 entsprechen. Kartonage ist nach DIN ISO 16245 Typ A zu beschaffen. Für die Aufbewahrung von Bildmaterialien muss das Verpackungsmaterial nach DIN 15549 geeignet sein. Die entsprechende Norm kann im Angebot ausgewiesen sein, oder als Zertifikat eingereicht werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Größe der Verpackung für das jeweilige Archivgut angemessen ist. Verpackungen für Mikrofilme sind nur förderfähig, wenn das verfilmte Original nicht erhalten ist.
Nach Bekanntgabe des Antragszeitraumes können Sie den Antrag auf Förderung zusammen mit den Kostenvoranschlägen / Angeboten bei der LISE einreichen. Das LISE-Team prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und Förderfähigkeit. Es ist möglich, Anlagen wie Kostenvoranschläge und Angebote nachzureichen. Die Frist dazu wird mit dem Antragszeitraum bekanntgegeben. Die Bewilligung kann erst erfolgen, wenn alle Unterlagen vollständig eingegangen und geprüft sind.
Mit der Bewilligung kann die Beschaffung getätigt werden. Die Auftragserteilung erfolgt durch Ihr Archiv.
Die Rechnung des Dienstleisters geht bei Ihnen ein und ist zunächst in voller Höhe von Ihnen zu begleichen. Sollten sich im Laufe der Bearbeitung Preissteigerungen oder Mehraufwände abzeichnen, sprechen Sie uns gern an. Das LISE-Team wird daraufhin prüfen, ob die Förderung ausgeweitet werden kann.
Übermitteln Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular zum Verwendungsnachweis postalisch an die LISE. Die Rechnung kann per Mail eingereicht werden.
Nach Prüfung der vollständig eingereichten Unterlagen wird Ihnen die entsprechende Fördersumme erstattet.
