27. November 2023
Ein Beispiel für die Organisation der Registratur, Foto: Pixabay
Um die obenstehende Frage zu beantworten: Ziemlich viel! Das Thema Aktenführung begegnet dem einen oder der anderen bereits in der Ausbildung oder im Studium der Archivwissenschaften im Zusammenhang mit den archivischen Kernaufgaben Bewertung und Überlieferungsbildung. Eine ordnungsgemäße Aktenführung macht der Verwaltung den Prozess der Aussonderung und Übergabe an das zuständige Archiv einfacher. Letzterem werden die Bewertungsarbeit und die Überlieferungsbildung sehr erleichtert.
Doch nicht immer ist von Seiten der Verwaltungen im Zuständigkeitsbereich ein Verständnis für eine sorgfältige Aktenführung vorhanden. Um Hürden abzubauen, hat das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen auf seiner Internetseite eine Behördeninformation zum Thema Aktenführung veröffentlicht. Hier findet sich eine übersichtliche Darstellung des Arbeitsfeldes sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung, die für alle Aktentypen gilt – seien sie analog, hybrid oder rein digital. Zu Beginn wird noch einmal die große Bedeutung des Themas hervorgehoben: Neben der Transparenz des Verwaltungshandelns bildet auch die Grundlage eines demokratischen Rechtsstaates. Im zweiten Schritt wird der Arbeitsbereich Aktenführung im Behördenalltag und die Aufgabenteilung zwischen zuständiger „Organisationseinheit“ wie zum Beispiel Registratur und der „arbeitspraktische[n] Umsetzung“ durch Sachbearbeiter*innen illustriert.
Zur Vertiefung der vermittelten Inhalte finden sich weiterführende Informationen in Form von Vorlagen für Aktenpläne, Handreichungen und Verwaltungsvorschriften. Aber auch mit Video-Tutorials können sich Interessierte zu verschiedenen Aspekten des Themas Aktenführung informieren.
Dass diese Behördeninformation aus der Perspektive eines Landesarchivs verfasst und somit deren Verwaltungen als Beispiele dienen, darf nicht zu dem Schluss führen, dies habe nichts mit der praktischen Archivarbeit in kommunalen und anderen nichtstaatlichen Archiven zu tun. Denn zum einen kann die Anleitung auch auf die Verwaltungen im Zuständigkeitsbereich des einzelnen Archivs angepasst werden. Zum anderen haben auch Behörden im Zuständigkeitsbereich der nichtstaatlichen Archive die Aufgabe, ihr Verwaltungshandeln transparent zu machen. Neben der oben bereits erwähnten Erleichterung der Arbeit für beide Seiten und dem Beitrag zum Erhalt eines demokratischen Rechtsstaates, kann diese Transparenz auch Teil der Strategie zu Marketing und Öffentlichkeitsarbeit der Kommunen, Kirchen oder Unternehmen sein.
Bei Bedarf steht das Team der Archivberatung des LVR unterstützend zur Seite. Zusätzlich sei – was das Thema elektronische Schriftgutverwaltung und E-Akten angeht – auf die aktuelle Handreichung des LVR-AFZ verwiesen.
Redakteur*in: Dr. Frauke Placke
